3 tipos de reuniões (e como fazer bem cada uma delas)

Inúteis. Frustrantes. Longas. Para você ou para alguém do seu time, reuniões podem ser uma das piores partes do trabalho porque gera a sensação de ter perdido tempo. Muita conversa, pouco resultado. 

Elon Musk, por exemplo, sugere algumas regras, como padrão 25-30, mensagem de voz e evitar reuniões.

Mas para além das dicas do magnata, a executiva Amy Bonsall, em um artigo, listou três tipos de reuniões que vão ajudar você e o seu time a aproveitá-las de forma produtiva. Confira:

1 - Reuniões transnacionais

São focadas na execução de tarefas e no cumprimento de metas. Para funcionar, precisa seguir três elementos:

Documentos de trabalho compartilhados: ferramentas em nuvem como Google Docs e Miro facilitam a colaboração em tempo real.

Paridade de tela: todos os participantes, remotos ou presenciais, devem ter acesso igual à informação.

Anfitrião atento: o anfitrião deve monitorar a participação e garantir que todos estejam engajados.

2 - Encontros relacionais

“Os encontros relacionais têm como objetivo fortalecer nossas conexões”, diz Amy. Na prática, trata-se da construção de relacionamentos e conexões entre os membros da equipe.

3. Reuniões adaptativas

“As reuniões adaptativas ajudam-nos a abordar temas complexos ou sensíveis onde o processo certo ou o resultado desejado não estão claros desde o início”, escreve ela.

Esses encontros exigem agilidade e sensibilidade. “Os exemplos incluem sessões de estratégia, sprints de inovação, conversas sobre carreira ou como navegar pelo impacto organizacional de uma questão social.”

 O que você deve fazer se sua reunião já for todas (ou nenhuma) das opções acima?

As três categorias de reuniões (transacionais, relacionais e adaptativas) são apenas exemplos. Você pode combiná-las ou criar sua própria categoria. 

Exemplo:

Local externo: imagine um encontro fora da empresa para construir relacionamentos, discutir estratégias complexas e realizar trabalho. Você pode:
 

• Convidar pessoas que normalmente não se encontrariam.
• Reservar tempo para discussões estratégicas.
• Usar diferentes espaços para cada tipo de atividade.

Outras opções:

Reuniões informais: nem todas as reuniões precisam ser formais. Às vezes, um bate-papo rápido ou um café juntos podem ser mais eficazes.

Reuniões virtuais: as ferramentas online podem facilitar a conexão com pessoas em diferentes locais. O importante é:

Definir o objetivo da reunião: o que você quer alcançar? Deixar que o objetivo dite a logística: Quando e onde a reunião deve acontecer? Quantas pessoas devem participar?

E lembre-se: em vez de nos concentrarmos em quando e onde nos reuniremos, deveríamos começar explicando por que estamos nos reunindo e deixar que isso dite a logística. 

Por que importa?

Organizar o fluxo de reuniões de acordo com o objetivo pode ajudar você a evita perder tempo com conversas irrelevantes ou tópicos que não são importantes para todos os participantes, o que gera eficiência e mais produtividade para vocês.

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